Cách hoàn thành 8 tiếng công việc chỉ trong 4 tiếng mỗi ngày?

Trong môi trường làm việc hiện đại, áp lực công việc, deadline dày đặc và khối lượng công việc quá tải khiến nhiều người dành cả ngày làm việc 8 tiếng nhưng vẫn cảm thấy chưa hoàn thành hết nhiệm vụ. Đây là tình trạng phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt với nhân viên văn phòng, quản lý dự án, hay freelancer.

Tuy nhiên, việc hoàn thành 8 tiếng công việc chỉ trong 4 tiếng mỗi ngày không phải là điều viển vông, mà hoàn toàn khả thi nếu bạn áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, tập trung vào việc quan trọng và giảm lãng phí thời gian cho việc không cần thiết.

1. Ma trận Eisenhower – Phân loại việc quan trọng và việc khẩn cấp

Ma trận Eisenhower là công cụ nổi tiếng giúp phân biệt việc quan trọng và việc khẩn cấp, từ đó xác định đâu là việc cần làm ngay, đâu là việc có thể giao hoặc loại bỏ.

1.1 Nguyên tắc phân loại

Ma trận Eisenhower chia công việc thành 4 ô:

1. Quan trọng và khẩn cấp: Là việc cần làm ngay.

   • Ví dụ: Xử lý yêu cầu khách hàng gấp, hoàn thiện báo cáo deadline hôm nay, xử lý sự cố trong dự án.

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch thực hiện.

   • Ví dụ: Lập kế hoạch chiến lược, học thêm kỹ năng mới, cải thiện quy trình làm việc.

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao cho người khác hoặc giảm mức ưu tiên.

   • Ví dụ: Trả lời email hành chính, đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu phụ trợ.

4. Không khẩn cấp, không quan trọng: Loại bỏ hoàn toàn.

   • Ví dụ: Lướt mạng xã hội, đọc tin tức không liên quan, tán gẫu không mục đích.

1.2 Cách áp dụng

• Bước 1: Viết ra danh sách tất cả việc cần làm trong ngày hoặc tuần.

• Bước 2: Phân loại theo 4 ô của ma trận Eisenhower.

• Bước 3: Ưu tiên làm việc quan trọng – khẩn cấp, lập kế hoạch cho việc quan trọng nhưng chưa khẩn cấp, giao việc khác hoặc loại bỏ các việc còn lại.

Mẹo thực tế: Sáng sớm hoặc tối hôm trước, hãy viết danh sách công việc và đánh dấu các việc quan trọng nhất. Việc này giúp bạn tập trung năng lượng vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao, thay vì lao vào những việc vụn vặt.

Ví dụ: Một nhân viên dự án có thể phân loại như sau:

• Quan trọng – khẩn cấp: Hoàn thiện báo cáo tiến độ gửi cấp trên.

• Quan trọng – không khẩn cấp: Lập kế hoạch chi tiết cho tuần tới.

• Khẩn cấp – không quan trọng: Trả lời email khách hàng không quan trọng.

• Không quan trọng – không khẩn cấp: Đọc tin tức online.

Nhờ phân loại, nhân viên này có thể hoàn thành việc quan trọng trong nửa ngày, giảm lãng phí thời gian cho việc không cần thiết.

2. Pomodoro – Làm việc theo nhịp 25 phút

Pomodoro là kỹ thuật quản lý thời gian giúp duy trì sự tập trung và tránh kiệt sức, bằng cách chia công việc thành các phiên 25 phút tập trung tuyệt đối, xen kẽ nghỉ ngắn 5 phút.

2.1 Nguyên tắc thực hiện

• Chọn một nhiệm vụ cần tập trung.

• Bấm giờ 25 phút, làm việc liên tục, không bị phân tâm.

• Hết 25 phút, nghỉ 5 phút: đứng dậy đi lại, uống nước, thư giãn mắt hoặc hít thở sâu.

• Lặp lại 4 phiên, sau đó nghỉ dài 15–30 phút.

2.2 Lợi ích

• Tăng sự tập trung và năng lượng: Làm việc ngắn nhưng hiệu quả cao.

• Ngăn ngừa mệt mỏi và stress: Nghỉ ngắn giúp hồi phục năng lượng.

• Đo lường hiệu quả công việc: Bạn có thể tính số Pomodoro để đánh giá khối lượng công việc hoàn thành.

Ví dụ thực tế: Khi chuẩn bị báo cáo 10 trang, thay vì ngồi liên tục 2–3 tiếng, chia thành 4–5 phiên Pomodoro. Kết thúc mỗi phiên, bạn đã hoàn thành 2–3 trang, tinh thần phấn chấn hơn và năng suất tăng gấp đôi.

Mẹo: Sử dụng ứng dụng Pomodoro trên điện thoại hoặc máy tính để tự động bấm giờ và nhắc nhở nghỉ, giúp duy trì thói quen lâu dài.

3. Phương pháp Moscow – Ưu tiên công việc theo mức độ cần thiết

Moscow là cách phân loại công việc giúp xác định đâu là việc cần tập trung ngay, đâu là việc có thể làm sau, từ đó sử dụng năng lượng đúng chỗ và tránh làm việc không quan trọng.

3.1 Nguyên tắc phân loại

Công việc được chia thành 4 nhóm:

1. Must (Phải làm): Việc quan trọng và cần hoàn thành ngay.

2. Should (Nên làm): Việc quan trọng nhưng có thể làm sau.

3. Could (Có thể làm): Việc không quá quan trọng, làm khi còn thời gian.

4. Won’t (Không làm): Việc không cần thiết, có thể loại bỏ.

3.2 Cách áp dụng

• Viết danh sách công việc trong ngày.

• Gạch đầu dòng các công việc theo 4 nhóm Moscow.

• Khi làm việc, tập trung toàn lực vào nhóm “Must”. Các nhóm còn lại làm khi còn năng lượng.

Ví dụ thực tế: Một nhân viên marketing trong ngày có thể phân loại:

• Must: Hoàn thiện bài viết blog quan trọng.

• Should: Chỉnh sửa hình ảnh cho chiến dịch.

• Could: Cập nhật báo cáo thống kê nhỏ.

• Won’t: Xem video giải trí trong giờ làm việc.

Nhờ phương pháp Moscow, bạn tập trung năng lượng vào công việc tạo ra giá trị lớn nhất, tránh phân tán và giảm thiểu thời gian lãng phí.

4. Bảng Kanban – Theo dõi tiến độ trực quan

Kanban là công cụ trực quan giúp bạn theo dõi toàn bộ tiến trình công việc, từ việc cần làm, đang làm, đến việc đã hoàn thành.

4.1 Nguyên tắc sử dụng

• Bảng Kanban thường gồm 3 cột: Cần làm – Đang làm – Đã hoàn thành.

• Bạn di chuyển công việc từ cột này sang cột khác theo tiến độ.

4.2 Cách áp dụng

• Vẽ bảng trên giấy hoặc dùng ứng dụng như Trello, Notion, Jira.

• Mỗi sáng, cập nhật tiến trình công việc ngày hôm trước và lên kế hoạch cho ngày mới.

• Khi làm theo bảng, bạn không bỏ sót việc nào, dễ đánh giá hiệu quả và nhận diện các nút thắt trong quy trình làm việc.

Ví dụ thực tế: Một nhóm dự án thiết kế có thể sử dụng Kanban để:

• Cột “Cần làm”: Thiết kế logo, chỉnh sửa banner, chuẩn bị slide.

• Cột “Đang làm”: Thiết kế logo đang thực hiện.

• Cột “Đã hoàn thành”: Slide trình bày dự án.

Nhờ Kanban, mọi thành viên đều biết tiến độ công việc, giảm thời gian họp và tăng năng suất chung.

5. Eat the Frog – Làm việc khó nhất đầu tiên

Eat the Frog là phương pháp chọn việc khó nhất và quan trọng nhất làm ngay từ đầu ngày, giúp giảm áp lực và tăng động lực.

5.1 Nguyên tắc

• Mỗi sáng, tự hỏi: “Hôm nay việc nào khó mà quan trọng nhất?”

• Làm ngay việc đó trước khi làm các công việc khác.

5.2 Lợi ích

• Giảm áp lực tinh thần, cả ngày cảm giác nhẹ nhàng hơn.

• Tăng động lực, vì hoàn thành việc khó giúp tinh thần phấn chấn.

• Giúp kiểm soát năng lượng hiệu quả, ưu tiên việc quan trọng.

Ví dụ thực tế: Nếu bạn sợ viết báo cáo tài chính hoặc lập kế hoạch dự án lớn, hãy bắt tay làm việc khó đầu tiên vào buổi sáng. Các công việc còn lại sẽ trở nên dễ dàng hơn và năng suất tăng đáng kể.

6. Kết hợp các phương pháp để hoàn thành 8 tiếng công việc chỉ trong 4 tiếng mỗi ngày?

Để đạt hiệu quả cao gấp đôi, bạn nên kết hợp linh hoạt các phương pháp:

1. Sáng sớm: Áp dụng Eat the Frog để xử lý việc quan trọng nhất.

2. Suốt buổi sáng: Dùng Pomodoro để tập trung các nhiệm vụ lớn, xen kẽ nghỉ ngắn 5 phút.

3. Danh sách công việc: Phân loại theo Eisenhower và Moscow để xác định việc cần làm ngay và việc có thể giao hoặc loại bỏ.

4. Cả ngày: Theo dõi tiến độ với Kanban, đánh giá năng suất và đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ.

Nhờ kết hợp các phương pháp, 4 giờ tập trung hiệu quả có thể tương đương với 8 giờ làm việc thông thường, giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và tăng hiệu quả công việc.

7. Mẹo duy trì năng lượng và tập trung suốt ngày

1. Ngủ đủ giấc và ăn uống hợp lý: Giúp duy trì năng lượng cho các phiên Pomodoro.

2. Tách việc lớn thành nhiệm vụ nhỏ: Giảm áp lực và dễ quản lý tiến độ.

3. Loại bỏ yếu tố gây phân tâm: Tắt thông báo điện thoại, đóng các tab không liên quan.

4. Đánh giá hiệu quả cuối ngày: Ghi nhận những việc đã hoàn thành, học hỏi từ những việc chưa đạt hiệu quả.

5. Sử dụng công cụ hỗ trợ: Trello, Notion, Toggl, Pomofocus… giúp quản lý thời gian, tiến độ và báo cáo hiệu quả công việc.

Lời kết

Hoàn thành 8 tiếng công việc chỉ trong 4 tiếng mỗi ngày là hoàn toàn khả thi nếu bạn áp dụng đúng các phương pháp:

• Ma trận Eisenhower: Phân loại quan trọng – khẩn cấp.

• Pomodoro: Làm việc theo nhịp 25 phút.

• Moscow: Ưu tiên công việc cần thiết.

• Kanban: Theo dõi tiến độ trực quan.

• Eat the Frog: Xử lý việc khó đầu tiên.

Kết hợp các kỹ thuật này sẽ giúp bạn tăng năng suất, giảm stress, và kiểm soát năng lượng suốt ngày làm việc. Quan trọng nhất là thói quen thực hành đều đặn và điều chỉnh linh hoạt theo từng ngày, từng loại công việc.

Với cách làm này, bạn sẽ thấy rằng 4 giờ tập trung có thể hoàn thành lượng công việc tương đương 8 giờ thông thường, vừa đảm bảo hiệu quả công việc, vừa bảo vệ sức khỏe và tinh thần.

Nguồn: kinhnghiem.vn