7 Kỹ năng kế toán mới vào nghề nhất định phải rèn luyện

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng tính minh bạch và hiệu quả tài chính, vai trò của kế toán trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đối với người mới vào nghề, việc hiểu lý thuyết chưa đủ; thành công chỉ đến khi bạn nắm vững những kỹ năng nền tảng giúp xử lý số liệu chính xác, tuân thủ pháp lý và hỗ trợ lãnh đạo trong các quyết định tài chính. 7 kỹ năng kế toán mới vào nghề nhất định phải rèn luyện để phát triển vững chắc trong nghề.

Tổng quan về yêu cầu nghề kế toán hiện nay

Ngành kế toán tại Việt Nam đang thay đổi nhanh chóng bởi chuyển đổi số, các quy định thuế mới và sự kỳ vọng cao hơn từ phía doanh nghiệp. Vì vậy, người mới vào nghề không chỉ cần biết lập chứng từ hay ghi sổ; họ cần hiểu bản chất giao dịch, biết vận dụng pháp luật, thành thạo phần mềm, có tư duy phân tích và giữ vững tính cẩn trọng.

Một kế toán mới được đánh giá cao thường thể hiện được ba yếu tố:

• Chính xác: hạn chế sai sót trong từng con số và từng bút toán.

• Tuân thủ: cập nhật quy định thuế – kế toán và áp dụng đúng trong thực tế.

• Chuyên nghiệp: làm việc có quy trình, giao tiếp hiệu quả, bảo mật thông tin.

7 kỹ năng kế toán mới vào nghề bắt buộc phải rèn luyện

1. Kỹ năng xử lý chứng từ và kiểm tra tính hợp lệ

Đây là kỹ năng quan trọng nhất đối với người mới. Chứng từ là cơ sở để ghi nhận chi phí, hạch toán doanh thu và quyết toán thuế. Nếu chứng từ sai, toàn bộ hệ thống số liệu phía sau đều sai theo.

Yêu cầu kỹ năng

• Nhận diện chứng từ hợp lệ theo luật thuế.

• Kiểm tra đầy đủ nội dung: ngày tháng, số tiền, chữ ký, mã số thuế, hạng mục chi phí.

• Phân loại chứng từ đúng nhóm: mua hàng, bán hàng, thanh toán, tạm ứng, nội bộ,…

Vì sao quan trọng?

Người mới thường bỏ sót hóa đơn, ghi nhận sai thời điểm hoặc chấp nhận chứng từ không hợp lệ, dẫn đến rủi ro khi thanh kiểm tra thuế. Việc rèn kỹ năng này giúp bạn trở thành nhân sự đáng tin cậy của phòng kế toán.

2. Kỹ năng hạch toán theo chuẩn mực và tài khoản kế toán

Hạch toán không chỉ là ghi sổ; đó là việc hiểu bản chất nghiệp vụ để đưa vào đúng tài khoản.

Cần rèn luyện

• Nắm vững hệ thống tài khoản theo Thông tư 200 hoặc 133.

• Hiểu bản chất các nghiệp vụ phát sinh thường gặp: mua hàng, bán hàng, giảm trừ, xuất kho, lương, bảo hiểm, tài sản cố định,…

• Biết đối chiếu số dư và phát hiện sai lệch.

Lưu ý quan trọng cho người mới

• Không hạch toán theo cảm tính.

• Ghi chép theo đúng thời điểm phát sinh.

• Tách biệt rõ chi phí được trừ và không được trừ khi quyết toán thuế.

Kỹ năng hạch toán chính xác là nền tảng để tránh sai lệch số liệu, giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình doanh nghiệp.

3. Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán và công cụ văn phòng

Trong thời đại chuyển đổi số, kế toán gần như phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm. Người mới cần thành thạo trước khi thực sự làm việc.

Phần mềm cần biết

• Misa, Fast, Bravo hoặc phần mềm nội bộ của doanh nghiệp.

• Excel – bắt buộc phải giỏi mức trung cấp trở lên.

Kỹ năng Excel quan trọng

• Hàm tổng hợp: sumif, countif, sumifs,…

• Hàm xử lý chuỗi: left, right, mid,…

• Pivot table để tổng hợp dữ liệu.

• Kỹ năng lọc – kiểm tra – đối chiếu số liệu.

Kế toán giỏi thì tốc độ xử lý phải nhanh; kỹ năng phần mềm là yếu tố quyết định điều đó.

4. Kỹ năng cập nhật luật thuế và vận dụng vào thực tế

Một trong những khó khăn lớn nhất của người mới là chưa biết áp dụng luật thuế vào tình huống thực tế doanh nghiệp. Trong khi đó, sai thuế có thể gây hậu quả lớn như truy thu, phạt vi phạm hay điều chỉnh báo cáo.

Các luật cần cập nhật thường xuyên

• Luật thuế giá trị gia tăng (VAT).

• Luật thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

• Luật thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

• Các quy định về hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, lao động.

Kỹ năng vận dụng

• Phân loại chi phí được trừ – không được trừ.

• Xác định thuế suất đúng theo mặt hàng.

• Hiểu các mức kê khai: tháng, quý, năm.

• Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ trước khi tính thuế.

Đây là kỹ năng “ăn điểm” trong mắt trưởng phòng kế toán, vì nó giảm rủi ro cho doanh nghiệp.

5. Kỹ năng lập báo cáo tài chính và phân tích số liệu cơ bản

Người mới không cần lập báo cáo tài chính hoàn chỉnh ngay, nhưng cần hiểu cấu trúc và biết cách chuẩn bị dữ liệu phục vụ lập báo cáo.

Phải nắm được

• Cách tổng hợp số liệu cuối tháng.

• Lập bảng cân đối số phát sinh.

• Hiểu 4 báo cáo tài chính: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.

Tư duy phân tích cần rèn

• Nhận diện biến động bất thường của chi phí hoặc doanh thu.

• Kiểm tra tỷ lệ lợi nhuận, hệ số nợ, vòng quay hàng tồn.

• Phân tích sai lệch để phát hiện rủi ro.

Kế toán muốn thăng tiến lên kế toán tổng hợp và trưởng phòng bắt buộc phải có kỹ năng phân tích.

6. Kỹ năng quản lý thời gian và làm việc theo quy trình

Nghề kế toán có tính chất deadline liên tục, đặc biệt vào cuối tháng – cuối quý – cuối năm. Người mới thường bị rối loạn công việc nếu không biết lập kế hoạch.

Cần rèn luyện

• Lập danh sách công việc theo ngày và theo chu kỳ tháng.

• Tối ưu quy trình nhập liệu, đối chiếu để tiết kiệm thời gian.

• Sắp xếp chứng từ khoa học để tránh thất lạc.

Thói quen của kế toán chuyên nghiệp

• Kiểm tra chứng từ ngay tại thời điểm phát sinh.

• Không để tồn dồn việc đến cuối kỳ.

• Đối chiếu số liệu mỗi tuần thay vì đợi đến cuối tháng.

Khả năng tổ chức công việc tốt giúp bạn giảm sai sót và duy trì sự chủ động.

7. Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và bảo mật thông tin

Kế toán không chỉ làm việc với sổ sách, mà còn phải trao đổi trực tiếp với nhiều bộ phận: nhân sự, bán hàng, kho, ngân hàng, thuế. Vì vậy, giao tiếp tốt giúp công việc trôi chảy và hạn chế hiểu nhầm.

Kỹ năng giao tiếp cần có

• Giải thích số liệu rõ ràng, ngắn gọn.

• Yêu cầu cung cấp chứng từ đúng chuẩn mực.

• Phối hợp với phòng kinh doanh, kho, nhân sự để kiểm soát dữ liệu.

Bảo mật – yếu tố bắt buộc

• Không tiết lộ số liệu doanh thu, lợi nhuận, bảng lương.

• Không trao đổi dữ liệu nội bộ qua các kênh không an toàn.

• Tuân thủ quy định về bảo mật thông tin doanh nghiệp.

Một kế toán giỏi là người đáng tin cậy, luôn giữ vững nguyên tắc và đạo đức nghề nghiệp.

Sai lầm phổ biến của kế toán mới vào nghề cần tránh

1. Làm theo thói quen mà không hiểu bản chất nghiệp vụ: Ghi nhận chi phí – doanh thu sai thời điểm, sai tài khoản vì không phân tích bản chất giao dịch.

2. Phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm: Nếu không hiểu nguyên tắc kế toán, bạn sẽ không biết cách kiểm tra sai lệch dù phần mềm báo “đúng”.

3. Không lưu trữ chứng từ khoa học: Dẫn đến tình trạng thất lạc hóa đơn khi quyết toán thuế.

4. Ngại hỏi và ngại xác nhận quy trình: Nhiều bạn sợ hỏi kế toán trưởng, dẫn đến ghi sai liên tục.

5. Chưa biết lọc rủi ro trước khi trình lên cấp trên: Một kế toán chuyên nghiệp luôn kiểm tra chéo và rà soát trước khi báo cáo.

Lộ trình phát triển dành cho kế toán mới vào nghề

Giai đoạn 1: 0 – 6 tháng

• Nắm vững chứng từ – hạch toán – quy trình nội bộ.

• Làm quen phần mềm và chuẩn hóa cách lưu trữ chứng từ.

Giai đoạn 2: 6 – 18 tháng

• Tự tin xử lý các nghiệp vụ phức tạp hơn.

• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính và phân tích số liệu.

• Rèn kỹ năng làm việc với cơ quan thuế.

Giai đoạn 3: 2 – 3 năm

• Đảm nhiệm vai trò kế toán tổng hợp.

• Quản lý sổ sách toàn bộ doanh nghiệp.

• Đề xuất giải pháp tài chính – thuế tối ưu.

Kết luận

Đối với kế toán mới vào nghề, việc nắm vững bảy kỹ năng nền tảng không chỉ giúp làm đúng ngay từ đầu mà còn tạo nền tảng vững chắc để phát triển thành kế toán tổng hợp và tiến xa hơn trong lĩnh vực tài chính – kế toán. Ngành nghề này đòi hỏi sự cẩn trọng, chính xác và tinh thần học hỏi liên tục. Khi bạn trang bị đúng kỹ năng, cơ hội nghề nghiệp sẽ rộng mở và bền vững.

Nguồn: kinhnghiem.vn