Cách quản lý và lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp hiệu quả nhất

Trong kỷ nguyên số, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp không còn chỉ là sắp xếp giấy tờ trong tủ tài liệu. Một hệ thống lưu trữ khoa học giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tuân thủ pháp lý và nâng cao hiệu quả vận hành. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý và lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp hiệu quả nhất, từ phân loại, lưu trữ vật lý đến hồ sơ điện tử và các giải pháp phần mềm hiện đại, giúp mọi dữ liệu luôn sẵn sàng, an toàn và dễ tra cứu.

1. Lưu trữ hồ sơ là gì?

Lưu trữ hồ sơ là chuỗi hoạt động thu thập, phân loại, bảo quản và kiểm soát các loại tài liệu, văn bản và dữ liệu của doanh nghiệp nhằm phục vụ nhu cầu khai thác và tra cứu, sử dụng trong hiện tại và cả về sau.

Hiện nay, lưu trữ hồ sơ có thể triển khai theo hai hướng:

• Truyền thống: hồ sơ giấy, tủ hồ sơ, kho lưu trữ.

• Hiện đại: số hóa hồ sơ, lưu trữ điện tử trên phần mềm quản lý hoặc nền tảng đám mây, giúp bảo mật, dễ truy xuất và tiết kiệm nguồn lực.

Mục đích của lưu trữ hồ sơ

1. Bảo toàn thông tin đầy đủ và chính xác.

2. Dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

3. Tuân thủ quy định pháp luật và yêu cầu kiểm toán.

4. Tối ưu hóa quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc.

Các loại hồ sơ phổ biến

• Hồ sơ nhân sự.

• Hồ sơ kế toán – tài chính.

• Hồ sơ pháp lý, hợp đồng.

• Hồ sơ hành chính – văn thư.

• Hồ sơ chuyên môn theo lĩnh vực hoạt động.

2. Phân loại hồ sơ cần lưu trữ

Phân loại hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp quản lý khoa học, thuận tiện tra cứu và giảm sai sót. Các nhóm hồ sơ phổ biến bao gồm:

Hồ sơ hành chính

Bao gồm công văn đi – đến, quyết định nội bộ, biên bản họp, thông báo, tờ trình, kế hoạch công tác. Đây là loại hồ sơ thể hiện hoạt động hành chính thường nhật, cần lưu để giải trình, tham khảo và kiểm tra nội bộ.

Hồ sơ nhân sự

Bao gồm hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, bảng chấm công, đánh giá năng lực, bảo hiểm, nghỉ việc. Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi người lao động và tuân thủ pháp lý.

Hồ sơ tài chính – kế toán

Bao gồm hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, bảng lương, phiếu thu – chi, hợp đồng thanh toán. Đây là loại hồ sơ quan trọng liên quan đến tiền bạc và nghĩa vụ thuế, cần tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn lưu trữ và bảo mật.

Hồ sơ pháp lý – hợp đồng

Bao gồm giấy phép kinh doanh, đăng ký nhãn hiệu, điều lệ công ty, hợp đồng với đối tác, biên bản thỏa thuận, hồ sơ pháp lý dự án. Nhóm hồ sơ này đóng vai trò là bằng chứng pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra pháp luật.

Hồ sơ sản xuất – vận hành

Bao gồm quy trình sản xuất, phiếu kiểm định chất lượng, nhật ký vận hành máy móc, lệnh sản xuất, hồ sơ bảo trì. Những văn bản này hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chất lượng và cải tiến quy trình hiệu quả.

3. Các phương pháp lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Tùy theo quy mô và đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn hoặc kết hợp nhiều phương pháp lưu trữ khác nhau. Hai cách phổ biến là lưu trữ vật lý và lưu trữ điện tử.

Lưu trữ vật lý (hồ sơ giấy)

• Hồ sơ được lưu trong tủ hồ sơ, kệ tài liệu hoặc kho lưu trữ.

• Phân loại theo loại hình, phòng ban hoặc thời gian; áp dụng mã hóa, đánh số, màu sắc để tra cứu nhanh.

• Kho lưu trữ phải khô ráo, thoáng mát, tránh mối mọt, có khóa an toàn và hệ thống phòng cháy chữa cháy.

• Kiểm tra định kỳ để xử lý hư hỏng.

Lưu trữ điện tử (hồ sơ số)

• Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu (DMS) hoặc nền tảng đám mây.

• Cho phép tạo lập, lưu trữ, phân loại, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu nhanh chóng.

• Phân quyền truy cập chặt chẽ, mã hóa dữ liệu, sao lưu định kỳ.

• Hỗ trợ truy cập từ xa, tiết kiệm không gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

4. Quy trình lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Xây dựng quy trình lưu trữ rõ ràng giúp quản lý hồ sơ dễ dàng và tuân thủ pháp luật. Các bước cơ bản:

1. Thu thập và phân loại: xác định loại hồ sơ, thời gian phát sinh, bộ phận phụ trách.

2. Kiểm tra tính hợp lệ: đầy đủ chữ ký, dấu mộc, không thiếu trang, không trùng lặp, không lỗi định dạng.

3. Gắn mã và lập danh mục: theo số thứ tự, phòng ban hoặc loại hồ sơ; ghi chú thông tin chi tiết để dễ quản lý.

4. Lưu trữ theo hệ thống:

   • Hồ sơ giấy: bìa, cặp, hộp, tủ hồ sơ.

   • Hồ sơ điện tử: thư mục mạng, phần mềm DMS, cloud; phân quyền rõ ràng.

5. Kiểm tra định kỳ và xử lý hồ sơ hết hiệu lực: tiêu hủy an toàn hoặc lưu trữ dài hạn nếu cần.

5. Quy định pháp lý và thời hạn lưu trữ

Hồ sơ hết hạn cần tiêu hủy an toàn (cắt, đốt, nghiền) và lưu biên bản tiêu hủy. Với hồ sơ điện tử, cần gỡ quyền truy cập và sao lưu ngoại tuyến nếu cần.

6. Tiêu chí đánh giá hệ thống lưu trữ hồ sơ

• Truy xuất nhanh chóng và chính xác.

• Tiết kiệm chi phí, không chiếm diện tích.

• Bảo mật dữ liệu, phân quyền rõ ràng.

• Phù hợp quy mô và đặc thù từng phòng ban.

• Dễ triển khai, dễ sử dụng và khả năng mở rộng linh hoạt.

7. Giải pháp tối ưu công tác lưu trữ hồ sơ

• Chuyển đổi số, số hóa hồ sơ giấy: bảo toàn dữ liệu, tiết kiệm không gian, dễ tìm kiếm.

• Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu: DMS, AMIS nhân sự, tích hợp phân quyền, cảnh báo thời hạn, truy xuất nhanh.

• Thiết lập quy trình rõ ràng và đào tạo nhân sự: phân loại, đặt tên tệp, quy định truy cập.

• Kiểm tra định kỳ và đánh giá hiệu quả: ngăn quá tải thông tin, phát hiện lỗ hổng bảo mật, cải thiện hiệu suất làm việc.

8. Top 5 phần mềm quản lý và lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay 

Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại, việc quản lý hồ sơ theo phương pháp truyền thống không còn đáp ứng nhu cầu về tốc độ, bảo mật và khả năng truy xuất dữ liệu. Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ là giải pháp tối ưu. Dưới đây là 10 phần mềm quản lý hồ sơ phổ biến, được đánh giá cao về hiệu quả và tính linh hoạt.

1. Amis quản lý nhân sự

AMIS là giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự và tài liệu doanh nghiệp do MISA phát triển.

• Ưu điểm:

  • Lưu trữ hồ sơ tập trung, phân quyền chi tiết theo vai trò.

  • Hỗ trợ số hóa hồ sơ giấy, truy xuất nhanh chóng từ mọi thiết bị.

  • Tích hợp quản lý chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động.

• Phù hợp: doanh nghiệp vừa và lớn, muốn đồng bộ hồ sơ nhân sự với các nghiệp vụ khác.

2. Docsvault

Docsvault là phần mềm quản lý tài liệu mạnh mẽ, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

• Ưu điểm:

  • Quản lý hồ sơ vật lý và hồ sơ số hóa trên cùng một hệ thống.

  • Tìm kiếm thông minh, phân quyền truy cập và quản lý phiên bản tài liệu.

  • Tích hợp e-signature và workflow tự động.

• Phù hợp: doanh nghiệp cần bảo mật cao, làm việc với nhiều hồ sơ pháp lý.

3. Evernote business

Evernote Business là công cụ ghi chú linh hoạt, đồng thời hỗ trợ quản lý hồ sơ doanh nghiệp.

• Ưu điểm:

  • Lưu trữ và sắp xếp hồ sơ theo notebook, thẻ tag.

  • Tìm kiếm nhanh nhờ OCR trên tài liệu quét.

  • Đồng bộ đa thiết bị, dễ chia sẻ.

• Phù hợp: doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm làm việc cần quản lý hồ sơ linh hoạt, truy cập mọi lúc mọi nơi.

4. M-files

M-Files là phần mềm quản lý hồ sơ tiên tiến, sử dụng metadata để phân loại tài liệu thay vì cấu trúc thư mục truyền thống.

• Ưu điểm:

  • Tìm kiếm theo nội dung, loại hồ sơ, người phụ trách, ngày tháng.

  • Tích hợp workflow tự động, cảnh báo hồ sơ sắp hết hạn.

  • Hỗ trợ quản lý hồ sơ giấy số hóa và hồ sơ điện tử.

• Phù hợp: doanh nghiệp lớn, nhiều loại hồ sơ và yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt.

5. Sharepoint

Microsoft SharePoint là nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác mạnh mẽ.

• Ưu điểm:

  • Lưu trữ hồ sơ tập trung, dễ chia sẻ trong tổ chức.

  • Phân quyền truy cập chi tiết theo phòng ban, dự án.

  • Tích hợp với Office 365, Teams và Outlook thuận tiện.

• Phù hợp: doanh nghiệp sử dụng hệ sinh thái Microsoft, cần quản lý hồ sơ và cộng tác nội bộ

Kết luận

Quản lý và lưu trữ hồ sơ là hoạt động quan trọng để tối ưu vận hành doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu suất. Bằng cách áp dụng công nghệ, xây dựng quy trình khoa học và đào tạo nhân sự, doanh nghiệp có thể hình thành hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp, bảo toàn thông tin, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Nguồn: kinhnghiem.vn