Cách từ chối Offer khéo léo để không mất thiện cảm với nhà tuyển dụng

Trong quá trình tìm kiếm việc làm, việc nhận được offer từ nhà tuyển dụng luôn là niềm vui và là bước tiến quan trọng trong sự nghiệp. Tuy nhiên, đôi khi vì nhiều lý do, bạn không thể nhận lời làm việc và cần từ chối offer. Việc từ chối một cách thiếu tinh tế có thể làm mất thiện cảm, ảnh hưởng đến cơ hội hợp tác trong tương lai. Vì vậy, cách từ chối offer khéo léo trở thành kỹ năng mềm quan trọng mà mỗi ứng viên nên biết.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách từ chối offer qua điện thoại và email, những lưu ý quan trọng về thời gian, lý do từ chối, cùng các mẫu từ chối chuyên nghiệp giúp giữ mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng.

1. Cách ứng xử khi muốn từ chối offer

Khi nhận được lời mời làm việc nhưng chưa chắc chắn hoặc không muốn nhận, cách ứng xử của bạn sẽ quyết định hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng. Một số nguyên tắc cơ bản bạn cần ghi nhớ:

• Trả lời nhanh chóng: Không nên để nhà tuyển dụng chờ đợi quá lâu. Thông thường, thời gian hợp lý nhất là trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận offer. Hành động này vừa thể hiện sự tôn trọng, vừa giúp doanh nghiệp kịp tìm ứng viên khác.

• Bày tỏ lòng biết ơn: Dù bạn từ chối, đừng quên cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc CV, phỏng vấn và cân nhắc bạn cho vị trí công việc. Một câu cảm ơn chân thành sẽ làm dịu quyết định từ chối của bạn.

• Giải thích lý do ngắn gọn, chuyên nghiệp: Không cần đi sâu vào chi tiết, những lý do chung như “không phù hợp với định hướng nghề nghiệp hiện tại” hay “đang theo đuổi mục tiêu khác” là đủ. Tránh kể lể quá nhiều cảm xúc cá nhân hay so sánh công ty với nơi khác.

• Giữ cơ hội hợp tác trong tương lai: Thể hiện sự tiếc nuối khi không thể làm việc cùng nhau và bày tỏ mong muốn được hợp tác nếu có cơ hội. Nếu phù hợp, bạn cũng có thể giới thiệu ứng viên khác có khả năng phù hợp với vị trí.

2. Chú ý thời gian từ chối

Thời gian là yếu tố quan trọng để từ chối offer một cách lịch sự:

1. Đừng trì hoãn quá lâu: Việc cân nhắc kỹ là cần thiết, nhưng đừng để nhà tuyển dụng chờ đợi quá lâu vì họ cũng có kế hoạch tuyển dụng.

2. Từ chối trong 24 giờ là lý tưởng: Điều này thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp và giúp tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

3. Cân nhắc trước khi đưa ra quyết định: Hãy chắc chắn bạn đã đánh giá tất cả các yếu tố: mức lương, môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến và định hướng nghề nghiệp cá nhân.

Thật tình, ai cũng biết việc cân nhắc offer không dễ đâu, nhưng trả lời nhanh sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt!

3. Cách bày tỏ lòng biết ơn

Khi từ chối offer, đừng để lời từ chối trở thành thiếu tế nhị:

• Mở đầu bằng lời cảm ơn về cơ hội và thời gian nhà tuyển dụng dành cho bạn.

• Thể hiện sự trân trọng đối với quy trình tuyển dụng của công ty, ví dụ: “Em rất biết ơn Anh/Chị đã dành thời gian phỏng vấn và cân nhắc hồ sơ của em.”

• Giữ giọng văn tích cực và tôn trọng. Tránh những câu gây cảm giác trách móc hoặc khó chịu.

Chắc chắn, một lời cảm ơn chân thành sẽ làm nhà tuyển dụng cảm thấy dễ chịu, dù bạn không gia nhập công ty.

4. Lý do từ chối ngắn gọn, chuyên nghiệp

Bạn không cần kể lể dài dòng, chỉ cần lý do rõ ràng và ngắn gọn:

• Công việc không phù hợp với định hướng nghề nghiệp.

• Đang theo đuổi mục tiêu nghề nghiệp khác.

• Mức lương hoặc chế độ chưa phù hợp (nếu cần nhấn mạnh).

Tránh:

• Chê bai công ty hoặc nhân sự.

• Nêu lý do cá nhân quá chi tiết.

• So sánh với nơi khác.

Một lý do ngắn gọn, rõ ràng sẽ khiến bạn vừa chuyên nghiệp vừa dễ chịu trong mắt nhà tuyển dụng.

5. Cách từ chối offer qua điện thoại

Khi từ chối offer bằng điện thoại, bạn cần chú ý đến ngữ điệu, cách trình bày và môi trường xung quanh:

1. Chọn nơi yên tĩnh: Tránh ồn ào để bạn và nhà tuyển dụng đều nghe rõ nhau.

2. Kiềm chế cảm xúc: Giữ giọng điệu tôn trọng, lịch sự.

3. Trình bày lý do ngắn gọn: Không tỉ tê quá nhiều. Ví dụ: “Sau khi cân nhắc kỹ, em nhận thấy vị trí này chưa thực sự phù hợp với định hướng nghề nghiệp hiện tại.”

4. Cảm ơn và bày tỏ tiếc nuối: “Em rất cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian trao đổi, và hy vọng trong tương lai sẽ có cơ hội hợp tác cùng công ty.”

5. Không tắt máy đột ngột: Hãy để cuộc trò chuyện kết thúc một cách lịch sự.

Nhớ nhé, dù từ chối offer, bạn vẫn có thể gặp lại công ty này trong tương lai – nên hãy giữ hình ảnh tốt!

6. Cách từ chối offer khéo léo qua email

Email là hình thức phổ biến để từ chối offer, đặc biệt khi bạn muốn giữ văn bản chuyên nghiệp để lưu trữ:

6.1. Tiêu đề email

• Họ và tên ứng viên _Vị trí công việc ứng tuyển.
  Ví dụ: Nguyễn Văn A – Vị trí Kế toán

6.2. Lời mở đầu

• Kính gửi Anh/Chị …

• Giới thiệu bản thân, vị trí đã ứng tuyển, ngày phỏng vấn.
  Ví dụ: Em là Nguyễn Văn A, ứng viên vị trí Kế toán, tham dự phỏng vấn ngày 10/11/2025.

6.3. Lời cảm ơn

• Cảm ơn công ty đã dành thời gian và quan tâm đến hồ sơ.

• Thể hiện sự trân trọng đối với cơ hội làm việc.

6.4. Lời từ chối

• Thông báo ngắn gọn lý do từ chối.

• Ví dụ: Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, em nhận thấy vị trí này chưa phù hợp với định hướng nghề nghiệp hiện tại.

6.5. Lời kết

• Một lần nữa cảm ơn công ty.

• Bày tỏ mong muốn hợp tác trong tương lai.

• Dùng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp, tránh cảm xúc tiêu cực.

7. Mẫu từ chối offer chuyên nghiệp

Mẫu 1

Kính gửi Anh/Chị A,

Em là Trần Thị B, em đã nhận được lời mời nhận việc cho vị trí Kế toán vào ngày 05/11/2025. Trước hết, cho phép em được gửi lời cảm ơn chân thành đến Anh/Chị/Quý công ty đã quan tâm đến CV của em, dành thời gian trao đổi trong đợt phỏng vấn vừa qua cũng như đề nghị em vào làm việc tại vị trí Kế toán.

Tuy nhiên, em thật sự xin lỗi và rất tiếc khi không thể tiếp nhận vị trí này. Đây là một quyết định khó khăn với em, nhưng sau khi cân nhắc kỹ càng, em nhận thấy nó không thật sự phù hợp với khả năng và mục tiêu cá nhân của em. Rất mong Anh/Chị/Quý công ty hiểu và cảm thông giúp em.

Một lần nữa, em xin bày tỏ lòng cảm kích của mình và thành thật xin lỗi nếu quyết định này gây bất tiện cho quá trình tuyển dụng của công ty.

Hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác lâu dài trong tương lai!

Trân trọng,
Trần Thị B

Mẫu 2

8. Lưu ý quan trọng để từ chối offer khéo léo

1. Giữ sự trung thực nhưng tinh tế: Không cần nói quá nhiều, nhưng đảm bảo lý do rõ ràng.

2. Không để cảm xúc chi phối: Dù có thất vọng hay áp lực, hãy giữ thái độ bình tĩnh, lịch sự.

3. Đừng quên follow-up: Nếu gửi email, hãy chắc chắn nhận được phản hồi xác nhận từ nhà tuyển dụng.

4. Giữ liên lạc: Kết nối LinkedIn hoặc email để duy trì mối quan hệ lâu dài.

5. Đặt mình vào vị trí nhà tuyển dụng: Hãy nghĩ về họ như bạn muốn được đối xử, điều này giúp bạn ứng xử khéo léo hơn.

Thật sự mà nói, ai cũng muốn giữ “cửa mở” cho cơ hội trong tương lai. Một lời từ chối khéo léo chính là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và trí tuệ cảm xúc.

9. Kết luận

Cách từ chối offer không chỉ là kỹ năng mềm, mà còn là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, tinh tế và tôn trọng nhà tuyển dụng. Bằng việc:

• Trả lời nhanh chóng trong vòng 24 giờ,

• Bày tỏ lòng biết ơn,

• Sử dụng lý do ngắn gọn, chuyên nghiệp,

• Giữ cơ hội hợp tác trong tương lai,

bạn sẽ để lại ấn tượng tốt và không làm mất thiện cảm với nhà tuyển dụng. Đừng quên, trong hành trình tìm việc, mỗi quyết định đều là cơ hội để bạn học hỏi, rèn luyện kỹ năng giao tiếp và xây dựng thương hiệu cá nhân.

Nhớ nhé, từ chối offer chưa bao giờ dễ dàng, nhưng nếu làm đúng cách, bạn vẫn có thể “ghi điểm” và mở ra những cánh cửa nghề nghiệp mới trong tương lai.

Chúc bạn luôn tự tin và chuyên nghiệp trong mọi quyết định!

Nguồn: kinhnghiem.vn