Theo khảo sát năm 2025, hơn 92% doanh nghiệp yêu cầu ứng viên thành thạo Excel trong hồ sơ tuyển dụng. Điều này cho thấy, việc làm chủ Excel không chỉ giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc, mà còn mở rộng cơ hội nghề nghiệp. Vậy đâu là 7 Kỹ năng Excel nhất định phải biết để làm việc hiệu quả gấp 3 lần?
1. Vì sao kỹ năng Excel vẫn là “vũ khí bí mật” trong thời đại AI
Trong thời đại chuyển đổi số, nơi trí tuệ nhân tạo và các công cụ tự động hóa đang chiếm lĩnh công việc văn phòng, Excel vẫn giữ vai trò cốt lõi trong mọi lĩnh vực – từ kế toán, hành chính, nhân sự đến marketing và kỹ thuật.
Dù bạn là sinh viên mới ra trường, nhân viên văn phòng hay quản lý cấp cao, việc làm chủ Excel giúp bạn:
-
Xử lý dữ liệu nhanh chóng thay vì làm thủ công;
-
Phân tích và trực quan hóa thông tin để ra quyết định chính xác hơn;
-
Tăng hiệu suất cá nhân và năng lực cạnh tranh trong môi trường làm việc hiện đại.
Tuy nhiên, không phải ai cũng biết bắt đầu từ đâu. Excel có hàng trăm hàm, hàng ngàn tính năng ẩn mà chỉ cần biết đúng 20% kỹ năng cốt lõi, bạn đã có thể làm chủ 80% công việc thực tế.
2. Kỹ năng 1: Làm chủ phím tắt – Tăng tốc gấp 3 lần hiệu quả thao tác
Vì sao phím tắt quan trọng
Một nhân viên văn phòng trung bình mất từ 30-40% thời gian mỗi ngày cho việc rê chuột, bấm menu, tìm nút lệnh trong Excel. Nếu bạn thay các thao tác đó bằng phím tắt, bạn có thể rút ngắn công việc 2-3 lần.
Phím tắt không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn tập trung cao hơn, tránh xao nhãng bởi việc di chuột.
Những phím tắt trong Excel cần nhớ
| Chức năng | Phím tắt | Tác dụng |
|---|---|---|
| Chọn toàn bộ bảng tính | Ctrl + A |
Lựa chọn nhanh toàn bộ dữ liệu |
| Sao chép & Dán | Ctrl + C, Ctrl + V |
Lệnh cơ bản, nhanh chóng |
| Hoàn tác hành động cuối cùng | Ctrl + Z |
Tránh lỗi nhập sai, lỡ tay xóa dữ liệu |
| Chèn liên kết (Hyperlink) | Ctrl + K |
Gắn link tới trang web hoặc file |
| Chuyển qua lại giữa các sheet | Ctrl + PgUp / PgDn |
Duyệt qua nhiều trang tính trong cùng file |
| Tìm kiếm trong bảng tính | Ctrl + F |
Tìm từ khóa, giá trị, công thức nhanh chóng |
Mẹo chuyên gia: Bạn có thể tạo phím tắt tùy chỉnh cho các thao tác thường xuyên bằng cách truy cập: File > Options > Customize Ribbon > Keyboard Shortcuts.
Kỹ năng 2: Nhập dữ liệu tự động từ trang web – Biến Internet thành nguồn dữ liệu sống
Tại sao nên biết nhập dữ liệu web
Thay vì nhập tay hàng trăm dòng dữ liệu từ website (ví dụ giá nông sản, tỷ giá, cổ phiếu…), bạn có thể nhập tự động vào Excel chỉ bằng vài thao tác. Đây là kỹ năng cực kỳ cần thiết trong thời đại làm việc với dữ liệu mở (open data).
Cách thực hiện chi tiết
-
Truy cập Data > Get External Data > From Web.
-
Một hộp thoại mở ra, bạn nhập đường link (URL) của trang web chứa bảng dữ liệu cần lấy.
-
Chọn vùng dữ liệu hiển thị, sau đó nhấn Load hoặc Import.
-
Excel sẽ tự động tải toàn bộ dữ liệu dạng bảng về file của bạn.
Khi website cập nhật, chỉ cần nhấn Refresh All để cập nhật dữ liệu mới mà không cần nhập lại.
Ứng dụng thực tế:
-
Lấy bảng giá nông sản hàng ngày từ website của Bộ Nông nghiệp;
-
Nhập bảng tỷ giá ngoại tệ từ ngân hàng;
-
Thu thập dữ liệu chứng khoán hoặc chỉ số kinh tế định kỳ.
4. Kỹ năng 3: Lọc và phân tích dữ liệu – “Bộ não” của Excel
Hiểu đúng về lọc dữ liệu
Tính năng AutoFilter trong Excel là công cụ “vàng” giúp bạn tìm kiếm, sắp xếp, loại bỏ dữ liệu không cần thiết trong bảng hàng nghìn dòng.
Cách bật lọc dữ liệu nhanh
-
Chọn vùng dữ liệu cần lọc.
-
Chọn Data > Filter > AutoFilter.
-
Excel sẽ thêm mũi tên nhỏ ở đầu mỗi cột.
-
Bạn có thể lọc theo giá trị, ký tự, màu sắc, điều kiện số, ngày tháng,…
Ví dụ thực tế: Nếu bạn đang quản lý danh sách 2000 khách hàng, bạn có thể lọc chỉ những người ở “TP. Hồ Chí Minh” hoặc “Đã thanh toán”.
Kỹ năng nâng cao – Sử dụng bộ lọc nâng cao (Advanced Filter)
Bộ lọc nâng cao cho phép bạn kết hợp nhiều điều kiện (AND/OR) cùng lúc. Ví dụ: lọc những khách hàng có doanh số > 10 triệu và ở khu vực Miền Trung.
5. Kỹ năng 4: Tính tổng và xử lý số liệu nhanh với hàm & phím tắt
Tính tổng nhanh bằng phím tắt
Thay vì nhập công thức =SUM(A1:A10), bạn chỉ cần:
-
Chọn ô ngay dưới cột dữ liệu;
-
Nhấn tổ hợp Alt + =;
-
Excel sẽ tự động điền công thức tổng, chỉ cần nhấn Enter để hoàn tất.
Một số hàm cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích
| Mục đích | Hàm | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tính tổng | SUM() |
=SUM(A1:A10) |
| Tính trung bình | AVERAGE() |
=AVERAGE(B2:B10) |
| Đếm số ô có giá trị | COUNT() |
=COUNT(A1:A100) |
| Tìm giá trị lớn nhất / nhỏ nhất | MAX(), MIN() |
=MAX(C2:C50) |
| Tính tổng có điều kiện | SUMIF() |
=SUMIF(A:A,">100",B:B) |
Gợi ý nâng cao: Khi làm việc với dữ liệu kế toán, nhân sự hoặc bán hàng, hãy kết hợp hàm điều kiện như IF, AND, OR với SUMIF hoặc COUNTIF để có báo cáo động, tự cập nhật.
6. Kỹ năng 5: Tự động sửa và tự động điền – Tiết kiệm hàng giờ nhập liệu
AutoCorrect – “Thư ký riêng” chỉnh lỗi chính tả
Excel tự động sửa lỗi chính tả, viết hoa đầu câu, thay thế ký hiệu nhanh.
Ví dụ:
-
Gõ “(c)” → Excel tự động thành “©”.
-
Gõ “teh” → tự động thành “the”.
Cách bật: Vào File > Options > Proofing > AutoCorrect Options → tích chọn các mục cần dùng.
AutoFill – Nhập dữ liệu thông minh
AutoFill giúp bạn điền nhanh dãy số, ngày tháng, công thức, hoặc dữ liệu lặp.
Cách sử dụng:
-
Nhập hai ô đầu tiên của chuỗi (ví dụ: “Tháng 1”, “Tháng 2”).
-
Kéo góc phải dưới ô cuối cùng xuống để Excel tự điền phần còn lại.
Mẹo nhỏ: Bạn có thể dùng AutoFill để tự động tạo danh sách nhân viên, số thứ tự, hoặc phân bổ dữ liệu cho từng quý mà không cần gõ lại.
7. Kỹ năng 6: Hiển thị công thức – Kiểm tra nhanh bảng tính phức tạp
Tại sao cần hiển thị công thức
Khi bạn nhận một file Excel có hàng trăm dòng công thức, việc hiểu cách tính rất khó. Chế độ Show Formulas giúp hiển thị toàn bộ công thức thay vì chỉ kết quả.
Cách bật nhanh chế độ hiển thị công thức
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ~ để chuyển đổi qua lại giữa hai chế độ:
-
Chế độ bình thường (hiển thị kết quả).
-
Chế độ hiển thị công thức.
Ứng dụng thực tế: Trước khi gửi báo cáo, hãy bật chế độ này để rà soát xem công thức có lỗi, ô trống hoặc sai phạm vi tính toán không.
8. Kỹ năng 7: Quản lý bố cục trang in – Biến bảng tính thành báo cáo chuyên nghiệp
Vì sao bố cục trang quan trọng
Một bảng tính đẹp không chỉ có dữ liệu chính xác mà còn cần trình bày rõ ràng, dễ đọc, in ra không bị lệch. Việc kiểm soát bố cục giúp báo cáo chuyên nghiệp hơn, tránh tình trạng “vỡ bảng” khi in.
Các bước thiết lập bố cục in
-
Mở tab Page Layout.
-
Cài đặt:
-
Margins: căn lề phù hợp.
-
Orientation: chọn dọc hoặc ngang.
-
Size: chọn khổ giấy A4, A3 tùy mục đích.
-
Print Titles: cố định tiêu đề bảng khi in nhiều trang.
-
-
Vào File > Print Preview để kiểm tra trước khi in.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Page Break Preview để chia trang hợp lý, tránh ngắt dòng giữa chừng. Thêm Header/Footer với tên file, ngày in và người lập báo cáo để thể hiện sự chuyên nghiệp.
9. Kỹ năng bổ sung: Sử dụng AI và Power Query trong Excel
Năm 2025, Excel ngày càng thông minh hơn với AI Copilot của Microsoft 365 và công cụ Power Query.
-
Copilot Excel: giúp bạn ra lệnh bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh như “Phân tích xu hướng doanh số 6 tháng gần nhất”.
-
Power Query: cho phép gộp, dọn dẹp và xử lý dữ liệu lớn mà không cần lập trình.
Ứng dụng thực tế:
Doanh nghiệp nhỏ có thể nhập dữ liệu bán hàng từ nhiều chi nhánh → Power Query hợp nhất → Excel Copilot tạo báo cáo tự động.
10. Kết luận: Làm chủ Excel – Bước đầu để làm chủ công việc
Học Excel không khó, điều quan trọng là bạn cần biết học đúng trọng tâm và ứng dụng ngay vào công việc hàng ngày. Dù bạn mới bắt đầu hay đã sử dụng Excel nhiều năm, hãy nhớ rằng:
“Biết cách dùng Excel không làm bạn giỏi hơn người khác – nhưng làm chủ Excel sẽ giúp bạn đi nhanh hơn rất nhiều.”
7 kỹ năng excel trên chính là nền tảng để bạn: Tăng tốc hiệu suất làm việc; Phân tích dữ liệu chuyên sâu; Trở thành nhân viên văn phòng chuyên nghiệp trong kỷ nguyên số.
Nguồn: kinhnghiem.vn
